Ebook: S. O. S. Custos - Como Controlar e Reduzir Custos Empresariais
Querer reduzir custos é uma vontade de 100 em cada 100 empresas mundiais. Todas as organizações econômicas têm essa vontade. Contudo, somente 27% conseguem implantar eficazmente um programa de redução de custos. Isso se ocorre devido aos simples fatores: falta de conhecimentos plenos sobre custos e principalmente, saber o que cortar nessa empreitada. Ou seja, qual o grau de importância de cada item do composto de custos.
O alto índice de ineficiência dos programas de redução de custo ocorre simplesmente por ele ser feito na base da ‘vontade de cima para baixo’ dos gestores da empresa e não do envolvimento e comprometimento de todos os empregados e empresários. Ou seja: não há nenhum planejamento eficiente para se implantar um programa de redução de custos. O que há em muitos casos são situações sinistras de formas principalmente externas (de mercado) que obrigam empresas a procurarem imediatamente reduzir seus custos.
Para se implantar um programa eficiente de redução de custos empresariais não basta somente ter vontade e interesse gerencial. É preciso ter no mínimo um roteiro básico de atuação e a delegação do coordenador do programa, que será, além do timoneiro desse barco, o motivador de pessoal. Esse coordenador deve realmente entender de custos e finanças nos seus níveis mais elementares e de gente, nas suas mais simples inspirações. Sem esses conhecimentos específicos não é possível implantar eficazmente esse programa de otimização de resultados.
Em nossas pesquisas verificamos que muitos que estão no comando dos programas de redução de custos empresariais não são profissionais da área de finanças e controladoria. Na maioria dos casos esses comandos estão nas mãos das ‘pessoas severas’, – os famosos ‘cascas duras’ e perseguidores de controles de custos. Ou seja, são pessoas acostumadas com o controle linear de gastos e despesas, não com o estudo científico de custos e seus impactos nas nuances dos negócios.
Controlar custos e despesas não é uma tarefa difícil e seguramente se pode dizer que isso pode ser feito muito bem por uma pessoa muito determinada e obviamente ‘severa’ no seu labor. Agora, estudar a formação dos custos, dar-lhe as classificações por importâncias, devido valor e saber qual o impacto direto e indireto sobre os custos totais e, principalmente, sobre o resultado financeiro da empresa, isso só é possível com pessoas realmente capacitadas.
Muitas pessoas sem formação específicas fazem eficazmente controle de despesas e gastos pessoais. Isso ocorre porque essas pessoas atuam num limite máximo de gastos por período. Ou seja, ela tem “x” valor para gastar em um período “y”. Se usarmos esse mesmo modelo dentro de uma empresa, por certo ele também funcionará por um breve período. Contudo, logo se descobrirá que não é cortar por cortar custos, mas sim saber qual é a importância desses custos dentro do composto financeiro da empresas. Daí se valida o valor do conhecimento específico de formação de custos empresariais. Em empresas, cortes lineares de custos normalmente não funcionam.
Entregar o programa de redução de custos nas mãos de ‘pessoas severas’ é, portanto, o primeiro desses erros. Até porque não é a severidade, nesse caso, que garante o sucesso do programa. Mas sim, a flexibilidade das opiniões de todos os colaboradores. Afinal, controles rígidos nunca funcionaram em nenhum lugar do mundo. Em custos, em especial caso, alguns itens que hoje são impossíveis de ser reduzidos, amanhã mesmo podem sofrer impactos de mercado e serem drasticamente reduzidos. Um exemplo claro disso são os custos em telefonia que nos últimos 05 anos sofreram quedas significativas de preços.
Outro item deveras importante é a velha planilha de custos. Esse documento deve ser a bíblia diária de uma empresa que quer realmente implantar um programa de redução de custos. Somente a análise técnica da planilha de custos poderá sinalizar os custos relevantes e passíveis de reduções e cortes. Sem uma planilha de custos genuína e completa não se pode implantar um programa de redução de custos.
Quando da análise da planilha de custos se deve observar prioritariamente os custos fixos. Pois são neles que estão os item mais importantes na manutenção da empresa. É a observação dos custos fixos e a sua estratificação em custo fixo unitário que vai garantir o sucesso na análise de custos gerais.
Muita gente erra em programas de custos por acreditar que os custos fixos, por sintomatologia, “são fixos” mesmos e por isso não tem como ser alterados. Isso é um erro conceitual.
Cortar custos com pessoal é por certo o mais graves dos erros dos programas de redução de custos empresariais. Essa opção, apesar de ser fatídica para muitas empresas, normalmente é a primeira a ser tomada. Isso ocorre, pois essa insana medida impacta diretamente no modo de operação da empresa e tem forte apelo motivacional. Cortar pessoal deveria ser a última opção gerencial num programa de redução de custos. Antes de demitir pessoal, um verdadeiro gerente de custos deve fazer uma análise dos custos adicionais de mão de obra, como horas extras, sobre turnos, viagens, diárias, festas, premiações, bônus, terceirizações etc., e então se verificar quais são os itens que podem ser cortados, sem impactar no faturamento da empresa. Além disso, vale oportunamente se dizer que demitir custa caro e raras são as empresas que tem provisionamento financeiro para tal feito. Na maioria das vezes, para demitir pessoal, muitas empresas recorrem até aos empréstimos bancários e seus juros exorbitantes. E por último ainda tem o custo da readmissão de pessoal quando da retomada da produção. Em suma, demitir por demitir, é um erro crasso.
O professor Celso Monteiro Furtado dizia que, diante de uma crise financeira, um empresário deveria sempre perguntar para o seu coordenador de custos, o seguinte: – Vamos começar demitindo o pessoal? Se o coordenador respondesse ‘sim’, ele deveria ser o primeiro a ser demitido. Afinal, nesse caso, um bom exemplo vale mais que mil palavras.
Se você quer reduzir seus custos de forma racional e científica, por favor, nos procure pelo email intercriar@hotmail.com. Nós temos a certeza que essa será a primeira das suas grandes e belas decisões gerenciais.
Por último uma frase para reflexão: “Tenha cuidado com os custos pequenos! Uma pequena fenda afunda grandes barcos.” Benjamin Franklin. Um forte abraço e até breve.
Equipe Intercriar
