Ebook: S. O. S. Custos - Como Controlar e Reduzir Custos Empresariais

Querer reduzir custos é uma vontade de 100 em cada 100 empresas mundiais. Todas as organizações econômicas têm essa vontade. Contudo, somente 27% conseguem implantar eficazmente um programa de redução de custos. Isso se ocorre devido aos simples fatores: falta de conhecimentos plenos sobre custos e principalmente, saber o que cortar nessa empreitada. Ou seja, qual o grau de importância de cada item do composto de custos.

O alto índice de ineficiência dos programas de redução de custo ocorre simplesmente por ele ser feito na base da ‘vontade de cima para baixo’ dos gestores da empresa e não do envolvimento e comprometimento de todos os empregados e empresários. Ou seja: não há nenhum planejamento eficiente para se implantar um programa de redução de custos. O que há em muitos casos são situações sinistras de formas principalmente externas (de mercado) que obrigam empresas a procurarem imediatamente reduzir seus custos.

Para se implantar um programa eficiente de redução de custos empresariais não basta somente ter vontade e interesse gerencial. É preciso ter no mínimo um roteiro básico de atuação e a delegação do coordenador do programa, que será, além do timoneiro desse barco, o motivador de pessoal. Esse coordenador deve realmente entender de custos e finanças nos seus níveis mais elementares e de gente, nas suas mais simples inspirações. Sem esses conhecimentos específicos não é possível implantar eficazmente esse programa de otimização de resultados.

Em nossas pesquisas verificamos que muitos que estão no comando dos programas de redução de custos empresariais não são profissionais da área de finanças e controladoria. Na maioria dos casos esses comandos estão nas mãos das ‘pessoas severas’, – os famosos ‘cascas duras’ e perseguidores de controles de custos. Ou seja, são pessoas acostumadas com o controle linear de gastos e despesas, não com o estudo científico de custos e seus impactos nas nuances dos negócios.

Controlar custos e despesas não é uma tarefa difícil e seguramente se pode dizer que isso pode ser feito muito bem por uma pessoa muito determinada e obviamente ‘severa’ no seu labor. Agora, estudar a formação dos custos, dar-lhe as classificações por importâncias, devido valor e saber qual o impacto direto e indireto sobre os custos totais e, principalmente, sobre o resultado financeiro da empresa, isso só é possível com pessoas realmente capacitadas.

Muitas pessoas sem formação específicas fazem eficazmente controle de despesas e gastos pessoais. Isso ocorre porque essas pessoas atuam num limite máximo de gastos por período. Ou seja, ela tem “x” valor para gastar em um período “y”.  Se usarmos esse mesmo modelo dentro de uma empresa, por certo ele também funcionará por um breve período. Contudo, logo se descobrirá que não é cortar por cortar custos, mas sim saber qual é a importância desses custos dentro do composto financeiro da empresas. Daí se valida o valor do conhecimento específico de formação de custos empresariais. Em empresas, cortes lineares de custos normalmente não funcionam.

Entregar o programa de redução de custos nas mãos de ‘pessoas severas’ é, portanto, o primeiro desses erros. Até porque não é a severidade, nesse caso, que garante o sucesso do programa. Mas sim, a flexibilidade das opiniões de todos os colaboradores. Afinal, controles rígidos nunca funcionaram em nenhum lugar do mundo. Em custos, em especial caso, alguns itens que hoje são impossíveis de ser reduzidos, amanhã mesmo podem sofrer impactos de mercado e serem drasticamente reduzidos. Um exemplo claro disso são os custos em telefonia que nos últimos 05 anos sofreram quedas significativas de preços.

Outro item deveras importante é a velha planilha de custos. Esse documento deve ser a bíblia diária de uma empresa que quer realmente implantar um programa de redução de custos. Somente a análise técnica da planilha de custos poderá sinalizar os custos relevantes e passíveis de reduções e cortes. Sem uma planilha de custos genuína e completa não se pode implantar um programa de redução de custos.

Quando da análise da planilha de custos se deve observar prioritariamente os custos fixos. Pois são neles que estão os item mais importantes na manutenção da empresa. É a observação dos custos fixos e a sua estratificação em custo fixo unitário que vai garantir o sucesso na análise de custos gerais.

Muita gente erra em programas de custos por acreditar que os custos fixos, por sintomatologia, “são fixos” mesmos e por isso não tem como ser alterados. Isso é um erro conceitual.

Cortar custos com pessoal é por certo o mais graves dos erros dos programas de redução de custos empresariais. Essa opção, apesar de ser fatídica para muitas empresas, normalmente é a primeira a ser tomada. Isso ocorre, pois essa insana medida impacta diretamente no modo de operação da empresa e tem forte apelo motivacional. Cortar pessoal deveria ser a última opção gerencial num programa de redução de custos. Antes de demitir pessoal, um verdadeiro gerente de custos deve fazer uma análise dos custos adicionais de mão de obra, como horas extras, sobre turnos, viagens, diárias, festas, premiações, bônus, terceirizações etc., e então se verificar quais são os itens que podem ser cortados, sem impactar no faturamento da empresa. Além disso, vale oportunamente se dizer que demitir custa caro e raras são as empresas que tem provisionamento financeiro para tal feito. Na maioria das vezes, para demitir pessoal, muitas empresas recorrem até aos empréstimos bancários e seus juros exorbitantes. E por último ainda tem o custo da readmissão de pessoal quando da retomada da produção. Em suma, demitir por demitir, é um erro crasso.

O professor Celso Monteiro Furtado dizia que, diante de uma crise financeira, um empresário deveria sempre perguntar para o seu coordenador de custos, o seguinte: – Vamos começar demitindo o pessoal? Se o coordenador respondesse ‘sim’, ele deveria ser o primeiro a ser demitido. Afinal, nesse caso, um bom exemplo vale mais que mil palavras.

Se você quer reduzir seus custos de forma racional e científica, por favor, nos procure pelo email intercriar@hotmail.com. Nós temos a certeza que essa será a primeira das suas grandes e belas decisões gerenciais.

Por último uma frase para reflexão: “Tenha cuidado com os custos pequenos! Uma pequena fenda afunda grandes barcos.” Benjamin Franklin. Um forte abraço e até breve.

Equipe Intercriar

1 – Por que eu quero reduzir os custos da minha empresa?

2 – Eu tenho uma planilha de custos geral da minha empresa, detalhada por centros de custos?

3 – Eu tenho o histórico de custos da minha empresa, pelo menos dos últimos 06 meses?

4 – Qual é o ticket médio da minha empresa (preço/custo médio por produto ou serviço)?

5 – O meu ticket médio é competitivo no meu mercado?

6 – Eu tenho um sistema de fluxo de caixa totalmente confiável da minha empresa?

7 – Qual o valor financeiro do meu estoque?

8 – O meu resultado financeiro é positivo ou negativo?

9 – A margem de resultado de venda unitária é de quanto por cento?

10 – Quais as margens de preços dos meus produtos em relação aos meus principais concorrentes?

11 – O meu controle de estoque é confiável e agregado ao fluxo de caixa?

12 – Todos os meus pagamentos são programados conforme a minha disponibilidade de caixa?

13 – Eu tenho um fluxograma atrelado aos custos operacionais da minha empresa?

14 – Eu sei realmente implantar um programa de redução de custos ou precisarei de ajuda?

1 – INTRODUÇÃO

A redução de custos sempre foi, é e será uma preocupação constante de toda e qualquer empresa que almeja sobreviver e prosperar em qualquer tipo de mercado. A contabilidade de custos sempre foi o centro das atenções das organizações econômicas vencedoras. Sem controle de custos nenhuma empresa sobrevive ou prospera. Todavia, mesmo sendo essa uma atividade chave, ela tem sido amplamente negligenciada por alguns empresários brasileiros que agem mais por impulsos de que por conhecimentos específicos. Dessa forma é fácil saber quem vai sobreviver no atual mercado de alta competitividade. É só perguntar:

- Você controla seus custos?

Se a resposta for ‘sim’, essa empresa terá 75% de chances de prosperar. Se a resposta for ‘em parte’, ela terá 99% de chances de falir nos próximos 06 meses, e se a resposta for ‘não’, essa empresa já está falida, pois não é uma organização empresarial, mas sim, uma simples e perigosa brincadeira mercantil.

Quando o assunto é custo, uma frase é deveras importante e oportuna:

“Quem não mede e não controla, não gerencia”.

Quem disse isso foi Juram1, o pai do sistema de qualidade total na década de 60 e este conceito continua atual e válido em nossos dias.

Procurar saber quanto custa cada produto produzido e/ou comercializado é sem dúvida alguma uma preocupação premente de todos os empreendedores e empresários de sucesso.

Os custos são hoje os únicos elementos do sistema de preço que o empresário tem poder de modificá-los. O preço, outro elemento deste composto, é ditado pelo mercado – é a nossa conhecida lei da concorrência.

O lamentável é saber que apenas 20% das micros e pequenas empresas possuem conhecimentos e controles sobre os seus custos. Este fato nos leva a considerar que é muito importante aos pequenos empresários saber quais são os seus custos totais e como eles se compõem, para poder então tomar decisões gerenciais eficazes e capazes de gerar resultados positivos nas transações comerciais.

É salutar que os empresários conheçam os seus custos relevantes e transformem esses conhecimentos em ferramentas eficazes de decisões gerenciais. Qualquer decisão empresarial deve ser tomada baseada inicialmente em seus custos. Sem isso, toda atividade mercantil não passa de uma situação gerencial perigosa.

Nos atuais cenários emergidos da competitividade gerada pela globalização, é importantíssimo o total controle sobre os custos empresariais. A sobrevivência de toda e qualquer empresa será definida diante de sua competência mercadológica e essa está fundamentada em dois pilares básicos, que são: (a) os controles internos de custos e, (b) a aceitação pública do consumo dos produtos ou serviços disponibilizados no mercado.

Desta base de conhecimentos emerge a empresa moderna e de futuro onde o lema é: Produtos de qualidade, com custos baixos e preços justos. Daí a importância deste trabalho para quem quer conhecer, medir, reduzir e principalmente controlar os custos de sua empresa.

Esse trabalho que lhe apresento agora é fruto de pesquisa nas mais diversas áreas de custos empresariais; de contato com diversos autores desse assunto e basicamente fundamentado na nossa experiência como consultores empresariais junto à micro e pequenas empresas.

Vale uma ressalva: – apesar de não ser um especialista no assunto -, já que minha área de atuação é análise de mercado, vendas e marketing -, vi-me na preocupação de entender este assunto diante da necessidade de controlar custos empresariais nas empresas onde atuo como analista. Diante dessa necessidade, eu descobrir que o controle dos custos é a base de toda e qualquer empresa de sucesso e que para se implantar qualquer atividade de melhorias operacionais em uma organização, esta só terá sucesso se se detiver total conhecimento e controle sobre os seus custos.

Reduzir e controlar custos são então questões de sobrevivência empresarial. Não há subterfúgios sobre esse assunto. Toda a empresa deve está comprometida nesta tarefa de reduzir custos. Do presidente ao auxiliar de limpeza; da secretária ao boy, enfim, todos mesmos!

É preciso compreender que o princípio da economia diz que sempre é necessário gastar menos e ganhar mais. Isso é o princípio da produtividade.

Como estamos numa nova era das relações mercadológicas, podemos afirmar que a redução de custos é, – além de necessária -, primordial. Ela é um verdadeiro fator de competitividade mercadológica.

A premissa é única: Ou reduz custo para se tornar competitiva ou a empresa terá de dá lugar às organizações mais leves, enxutas e coesas.

O micro e pequeno empresário que quer se desenvolver e prosperar precisa se posicionar diante deste cenário. Pois a competência empresarial é medida através do lucro e este é fruto de muito trabalho, suor e determinação.

Para uma empresa conseguir ter lucro ela precisa vender com resultado positivo e somente a consciência dos custos poderá dizer se o resultado é positivo ou negativo.

Então, é preciso reduzir custos sempre. Isso porque o mercado se tornou muito ágil e mutável e aquelas empresas que não souberem acompanhá-lo, infelizmente terão de ceder os seus lugares para as empresas mais modernas e vencedoras.

Para concluir por ora é bom que se cite um ditado muito comum entre os empresários de sucesso: Custos são como unhas, precisam ser cortadas todas as semanas.

Essa é a primeira das nossas verdades, nesses instantes.